電子帳簿保存法とは？そのメリットと保存方法を解説

電子帳簿保存法とは

概要

電子帳簿保存法とは、会計記録の電子的な管理・保存を規定した日本の法律です。電子帳簿保存法の利用を促進し、電子記録に法的効力を持たせるために、2001年に制定されました。この法律は、請求書、会計帳簿、財務諸表など、幅広い電子記録を対象としています。

電子帳簿保存法がもたらすメリット

請求書発行コストの削減

電子帳簿保存法施行前は、紙の請求書を発行する必要があり、印刷費、郵送費、保管費などがかかります。電子帳簿保存法では、請求書を電子化することで、紙が不要になり、これらのコストを大幅に削減することができます。

保管場所の有効活用

電子帳簿保存法では、電子記録は紙の記録と同等に扱われます。そのため、企業は電子記録をサーバーやクラウドストレージに保存することができ、紙の記録に使われていた物理的なスペースを解放することができます。これにより、保管コストを削減できるだけでなく、文書管理の効率化を図ることができます。

発行した請求書控えの保存方法

請求書を紙で発行した場合

企業が紙の請求書を発行する場合、それをスキャンして電子的に保存する必要があります。電子化したものは、汎用的なソフトウェアで読み取れる形式で少なくとも7年間は保存しなければなりません。紙の請求書を保存する手順は、以下のとおりです。

請求書をスキャン

紙の請求書を保存するための最初のステップは、スキャナーや画像をPDFファイルに変換できるスマートフォンアプリを使って請求書をスキャンすることです。スキャンした画像は、鮮明で読みやすいものであることが望ましいです。

スキャンした画像を保存

スキャンした画像は、汎用ソフトで読み込めるファイル形式で保存する必要があります。PDFは広く使われており、さまざまな種類のソフトウェアで簡単に開くことができるため、スキャンした画像の保存形式として推奨されています。

安全な場所に保存

スキャンした画像の整理と保存スキャンした画像は整理して、クラウドストレージサービスやローカルサーバーなど、安全な場所に保存する必要があります。スキャンした画像は、権限を与えられた担当者がアクセスできるようにし、データの損失を防ぐために定期的にバックアップを取ることが重要です。

請求書を電子上で発行した場合

企業が電子請求書を発行する場合、電子データの原本を読み取り可能でアクセス可能な形式で、少なくとも7年間保存しなければなりません。電子請求書の保存の手順は、以下のとおりです。

電子請求書の形式を選択

電子請求書は、汎用的なソフトウェアで読み取れるフォーマットで保存する必要があります。電子請求書のフォーマットとしては、PDF、XML、EDIが一般的です。

電子送り状を保存

電子送り状は、クラウドストレージサービスやローカルサーバーなど、安全な場所に保存する必要があります。電子送り状は、権限を与えられた担当者がアクセスできるようにし、データの損失を防ぐために定期的にバックアップを取ることが重要です。

電子送り状が本物か確認

電子送り状の真正性と完全性を確保する電子送り状が本物であり、改ざんされていないことを確認することが重要です。これは、電子データを保護するためにデジタル署名や暗号化を使用することで実現できます。

まとめ

電子帳簿保存法は、請求書の発行コストの削減や保管スペースの有効活用など、事業者にさまざまなメリットをもたらします。同法に準拠することで、企業は効率的かつ効果的な帳簿管理を行うことができます。この記事で紹介したガイドラインに従うことで、企業は法律を遵守して請求書のコピーを保存していることを確認することができます。