2023 / 02 / 20
2023 / 03 / 30 集客

リマインドメールとは

概要

リマインドメールは、行動を起こしたり、何か重要なことを思い出したりするよう促すメッセージです。リマインドメールは通常、仕事や組織的な場面で、タスクやイベントを見落としたり忘れたりしないようにするために使用されます。他にもメールマーケティングの種類とそのメリットを紹介しているので、気になる方はチェックしてみてください。

送るべきタイミング

会議・打ち合わせ等の日程や時間の確認をする

会議やアポイントメントの前に、日時と場所を確認するためのリマインドメールを送るのは良い方法です。全員が同じ見解を持つことを確実にするだけでなく、混乱や予約の取りこぼしを避けるためにも有効です。この場合のリマインドメールは、会議の数日前に送信し、必要な変更を行うための十分な時間を確保する必要があります。

提出や納期などの期限が近付いている時

期限や期日が迫っている場合は、リマインドメールを送ることで、相手がその期限を意識し、期限に間に合うようにすることが重要です。この種のリマインドメールは、受信者がタスクを完了するのに十分な時間を確保できるよう、期限の数日前から1週間前までに送信する必要があります。また、リマインドのメールには、指示やガイドラインなど、関連する情報を含めることが重要です。

失礼にならないコツ

一方的な催促にならない

催促のメールは、一方的な要求や最後通告と思われるようなものであってはなりません。その代わり、相手の責任や仕事量を理解し、サポートするような文章にする必要があります。単に行動を促すだけでなく、役立つ情報やリソースを提供するのが良いリマインドの条件です。

気遣いの一言を入れる

リマインドのメールに一言、相手への配慮の言葉を添えると、トーンが和らぎ、相手の状況を理解し、感謝していることを示すことができます。このメールがお役に立てれば幸いです」「ご多忙のことと存じますが、どうぞよろしくお願いいたします」など、簡単な言葉で良いのであなたが共感し、理解していることを示すことで、相手と前向きで生産的な関係を築くことができます。

まとめ

リマインドメールの書き方は、適切な情報量かつ、丁寧であることが大切です。さらに、メールの内容を正確に反映した明確な件名にすることで、受信者がすぐにメールの存在を確認し、返信できるようにするのがおすすめの方法です。