リスティング担当者をサポートする「Excelショートカットキー」の紹介
レポート作成において知っておくべき関数
レポート作成時に必須「VLOOKUP」
VLOOKUPはExcelでよく使われる関数の1つで、検索したいキーワードに対応する値を抽出する際に便利です。例えば、商品名から価格を引っ張ってきたい場合に使用します。VLOOKUPを使う際は、検索範囲の指定や、検索キーワードが存在しない場合の動作も指定する必要があります。
レポートのエラーをキレイに見せる「ISERROR」
レポート作成において、エラーが出るとそのままだと見た目が悪くなってしまいます。ISERRORを使えば、エラーが発生したセルに対して「エラー」と表示することができます。また、IF関数と組み合わせて利用することで、エラーの場合には別の値を表示させることも可能です。
タイトル・説明文の文字数カウントができる「LEN」
タイトルや説明文の文字数が制限されている場合、LEN関数を使うことで簡単に文字数をカウントすることができます。LEN関数を使うことで、文字数が制限を超えていないかを確認することができ、必要に応じて修正することができます。
条件付きで集計する際に使用する「SUMIF」
SUMIFは、条件に一致するセルの値を合計する際に使用します。例えば、商品の種類によって売り上げを集計する場合に使用します。SUMIFを使う際には、条件として検索範囲と一致する値を指定する必要があります。
重複を探すことが出来る「COUNTIF」
COUNTIFは、指定された条件に一致するセルの数を数える関数です。例えば、重複したデータを削除する前に、重複した数を把握する際に使用します。COUNTIFを使う際には、検索範囲と条件を指定する必要があります。
ABCD分析、他でも活用出来る「IF」
Excelの関数IFは、指定した条件に合致する場合にはある値を返し、合致しない場合には別の値を返すことができます。例えば、ABCD分析を行う場合、利益率が高い商品には「A」、低い商品には「D」というラベルを付けて分類します。IF関数を使うことで、利益率によって分類する作業を自動化することができます。
作業を効率化するショートカット
1つ前に戻ることができる「CTL＋Z」
「CTL＋Z」は、作業を取り消すショートカットキーです。誤った操作を行った際には、このキーを押すことで直前の作業状態に戻すことができます。このショートカットキーは、WordやExcelなど、多くのアプリケーションで使えるため、覚えておくととても便利です。
検索したい時は「CTL+F」
「CTL+F」は、文書内の特定の単語やフレーズを検索するショートカットキーです。大量の文書を扱う場合や、目的の情報を探す際には、このショートカットキーを利用することで時間を節約できます。
置換することが出来る「CTL+H」
「CTL+H」は、文書内の特定の文字列を置換するショートカットキーです。複数の文書を扱う場合や、一括で修正を行いたい場合には、このショートカットキーを利用することで作業時間を短縮することができます。
コピペの値張りが一瞬でできる「ALT＋E＋S＋V」
「ALT＋E＋S＋V」は、コピペ時に値のみを貼り付けるショートカットキーです。通常のコピペだと、数式や書式も一緒にコピーされてしまうため、このショートカットキーを利用することで、簡単かつ正確にコピペを行うことができます。
まとめ
今回は、レポート作成や作業効率化に役立つExcelの関数やショートカットについて紹介しました。VLOOKUP関数やSUMIF関数など、条件に合わせたデータの集計や検索を行う関数や、CTL＋ZやCTL+Fなどのショートカットを使うことで、作業をスムーズに進めることができます。また、これらの機能を組み合わせることで、より効率的な作業が可能となります。Excelを使った作業をする際には、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
よくある質問
Q: Excelの関数はたくさんあるけど、どれを使えばいいか分からない。
A: まずは、自分がしたいことを明確にします。例えば、条件に合わせたデータの集計や検索をしたい場合は、VLOOKUPやSUMIF関数が役立ちます。また、エラーをチェックする場合は、ISERROR関数を使うと便利です。使い慣れた関数から始めて、少しずつ新しい関数を覚えるようにすると良いです。
Q: Excelのショートカットってたくさんあるけど、どれを覚えたらいいの？
A: まずは、作業でよく使うショートカットを覚えると良いでしょう。例えば、CTL＋ZやCTL+Fは基本中の基本です。また、データの入力や編集を行う場合は、CTL＋CやCTL＋V、CTL＋Xが便利です。少しずつ使い方を覚えていくことで、作業の効率が格段にアップします。
